Una reunión eficiente requiere una reflexión previa para decidir si el encuentro es necesario o se puede resolver mediante otro tipo de comunicación.

La primera decisión será la idoneidad del día y la hora, así como la necesidad de convocar solo a los que aportarán algo al encuentro.

Es necesario que el encuentro se celebre en un lugar dotado con todos los equipos necesarios y comprobar su correcta disposición en el espacio, así como otras condiciones logísticas.

Hacer llegar con tiempo suficiente un orden del día claro y concreto (es uno de los aspectos más importantes), así como adjuntar la documentación que es necesario que lean los convocados.

Es exigible la puntualidad y crear un clima favorable a la participación, por lo que es importante preparar bien el inicio y cuidar la comunicación tanto verbal como no verbal.

Los roles (director, moderador, secretario, participante) han de quedar definidos según la función de cada miembro en la reunión.

Las reuniones obedecen a una estructura: de inicio, en la que se exponen los temas a tratar y el objetivo; de núcleo, en el que se profundiza en los temas y se adoptan decisiones, y final, en el que se resumen los acuerdos alcanzados.

El responsable de la reunión definirá la dinámica de participación más eficaz según el tema a tratar, el tipo de encuentro y sus objetivos, y las características de sus participantes.

Los acuerdos deberán quedar plasmados en un acta que refleje aportaciones y opiniones, pero, sobre todo, resultados y reparto de cometidos, que debe remitirse a todos los implicados lo antes posible para su consideración e implementación.

El funcionamiento y los resultados de las reuniones de equipo deben evaluarse posteriormente para comprobar que fueron eficientes y necesarios, y que se han llevado a cabo.